Een communicatieplan beschrijft wie binnen de organisatie wat mag communiceren naar wie. Het zegt ook welke kanalen deze communicatie-eigenaren mogen gebruiken en wanneer en hoe vaak de organisatie wil communiceren.
Vaak vertrekken we in de opmaak van het communicatieplan vanuit een oplijsting van de stakeholders die we willen bereiken, zoals in dit communicatieplan voorbeeld:
Communicatieplan voorbeeld
Wat is het verschil tussen een communicatieplan en een communicatiestrategie?
De communicatiestrategie bepaalt wat de organisatie wil bereiken en waarom. Het communicatieplan speficieert hoe de organisatie dat wil doen.
Het communicatieplan volgt dus uit de communicatiestrategie en kunnen we pas opstellen nàdat we de communicatiestrategie hebben bepaald.
Waarom moet je een communicatieplan opstellen?
Een communicatieplan is nuttig om een idee te krijgen van de werklast en het benodigde budget voor de verschillende communicatie-eigenaars.
Het laat ook toe om te kijken waar er eventueel bijkomende procedures nodig zijn. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat HR, corporate communicatie en marketing toegang hebben tot de LinkedIn-account van de organisatie.
In dat geval kan corporate communicatie het nodige doen om te zorgen
- dat de partijen elkaar informeren over hun geplande activiteit op de LinkedIn-account
- dat iedereen dezelfde brand voice hanteert om imagoschade of merkverwatering te vermijden
Daarnaast is een communicatieplan, net als de communicatiestrategie, een expliciete neerslag van de belangrijkste hypotheses binnen de communicatie-afdeling: “Als we met deze frequentie communiceren en onze communicatie via deze kanalen verspreiden, zullen we de gewenste reputationele effecten sorteren”.
Door de hypotheses expliciet te maken, maken we het makkelijker om op te sporen welke hypothesen we moeten bijstellen.
Voorbeeld: “We merken dat we veel meer engagement krijgen als we twee keer per week posten op LinkedIn in plaats van 1x per week. We willen dus voortaan minstens 2x per week een status update posten op LinkedIn.”
Tot slot laat een gedocumenteerd plan toe om aan het einde van een rapporteringsperiode (bijvoorbeeld kwartaal of jaar) te kijken of de communicatiedoelstellingen zijn gehaald.